- Welke velden kan ik in de e-mailhandtekening vermelden?
- Hoe zorg ik voor de juiste weergave van logo's/afbeeldingen (ook op mobiel)?
- Welke keuzes heb ik qua lettertype?
- Waarom worden URL's in een andere kleur of niet onderlijnt weergeven?
- Wat als ik een tijdelijke banner of sluitingsbericht wil toevoegen?
- Wat als ik op later tijdstip wijzigingen wil doorvoeren?
- Kan ik Exclaimer ook zelf beheren?
- Wat als mijn organisatie wil afwijken van de standaard inrichting?
Over Exclaimer
Hoe werkt Exclaimer?
Exclaimer is een dienst die zorgt voor een geautomatiseerde e-mailhandtekening onder al het externe mailverkeer. In het kennisartikel "Hoe stel ik mijn e-maihandtekening in?" lichten we toe hoe de geautomatiseerde e-mailhandtekening voor gebruikers werkt. Wij adviseren dit artikel vooraf te lezen.
Wat zijn de voordelen van Exclaimer?
- Minder tijd kwijt aan beheer
- Consistente huisstijl onder alle gebruikers
- Automatisch ingesteld voor nieuwe medewerkers
- Minder risico op CEO-fraude
- Snellere verwerking van interne e-mails
Inrichting
Welke velden kan ik in de e-mailhandtekening vermelden?
De handtekening kan bedrijfsinformatie en persoonsgebonden dynamische velden bevatten zoals:
- Bedrijfslogo's
- Contactgegevens
- Functietitels
- Telefoonnummers (algemeen, direct, mobiel)
- Werkdagen
- Socialmedia-URL's
- Tijdelijke banners
- Disclaimers
- Etc.
Doorgegeven teksten worden 1-op-1 overgenomen. Zorg zelf voor de juiste grammatica en een schrijfstijl die past binnen de rest van de organisatie.
Hoe zorg ik voor de juiste weergave van logo's/afbeeldingen (ook op mobiel)?
Lever de afbeeldingen zelf aan, in .png formaat met transparante achtergrond en op het juiste formaat. Dit bevordert de correcte weergave op elk apparaat. Beeldverwerking is geen onderdeel van onze dienstverlening.
Welke keuzes heb ik qua lettertype?
Het standaard lettertype in Microsoft-programma's is altijd Aptos 12 zwart. Microsoft dwingt iedereen om deze vaste huisstijl te gebruiken en staat niet toe om bedrijfsbreed een alternatief lettertype in te stellen.
Het is alleen mogelijk om het lettertype per gebruiker aan te passen - door de gebruiker zelf, via Instellingen. Houd er rekening mee dat een alternatief lettertype vervolgens niet altijd goed zal doorkomen bij de ontvanger. De meeste e-mailprogramma's en tekstverwerkers zullen berichten alsnog weergeven in hun eigen standaardformat.
Exclaimer ondersteunt Aptos momenteel niet, maar biedt in plaats daarvan Calibri aan. Het verschil tussen Aptos en Calibri is klein en valt de meeste mensen niet op. Optioneel kan er gekozen worden voor een ander lettertype in de handtekening (zie opties), al kan dit leiden tot een groter verschil tussen de Outlook-standaard en de Exclaimer-handtekening.
Waarom worden URL's in een andere kleur of niet onderlijnt weergeven?
De weergave van URL's en andere dynamische elementen (zoals telefoonnummers) is in de meeste gevallen afhankelijk van het e-mailprogramma van de ontvanger. Is een link al eens eerder aangeklikt, dan zal deze van weergave veranderen. Ook kan het e-mailprogramma van de ontvanger zelf kiezen een andere kleur of onderlijning aan een URL te koppelen.
Wat als ik een tijdelijke banner of sluitingsbericht wil toevoegen?
Geef dit door via support@asista.nl. Wij stellen in dat de aangepaste handtekening enkel tussen een bepaalde datum zichtbaar is.
Beheren van wijzigingen
Wat als ik op later tijdstip wijzigingen wil doorvoeren?
Tijdens de onboarding zijn de inrichtingswerkzaamheden van Exclaimer tot 2 uur gratis. We verzoeken je de handtekening goed door te testen. Kleine wijzigingen worden in de eerste week na livegang kosteloos verwerkt.
Persoonlijke dynamische velden kunnen ongelimiteerd worden aangepast via support@asista.nl.
Gewenste wijzigingen in de weergave van de handtekening (nieuwe huisstijl, andere opmaak, etc.) vallen buiten de reguliere werkzaamheden en dienen te worden ingepland. Hiervoor geldt een maatwerk tarief van € 98,- per uur. Zorg voor een efficiënte afhandeling zelf voor de juiste aanlevering van grafische elementen en een duidelijk beeld van het gewenste eindresultaat.
Kan ik Exclaimer ook zelf beheren?
Wijzigingen in dynamische persoonsgegevens moeten via Asista lopen. Het grafische beheer van de handtekening kan worden overgedragen aan iemand in de organisatie. Bij overdracht van beheer zal Asista niet ondersteunen bij vragen over de inrichtingswerkzaamheden. Jouw organisatie zal zelf iemand moeten trainen in het gebruik van de software.
Wat als mijn organisatie wil afwijken van de standaard inrichting?
Vanwege de bijdrage van een geautomatiseerde (niet aanpasbare) bedrijfshandtekening aan de veiligheid, wordt de uitschakeling van Exclaimer afgeraden. Uitschakeling is enkel mogelijk op aanvraag van de directie.