Wat is het intakegesprek?

Wat je moet regelen voor het intakegesprek

Wat is het intakegesprek?


De onboarding naar Asista staat op kort termijn gepland! Er staat een intakegesprek op de planning, die om enkele stappen voorbereiding vraagt. Het gaat met name om de juiste toezegging en gegevensaanlevering vanuit de huidige IT'er, zodat we zeker weten dat we van start kunnen gaan.


Wat wordt er besproken tijdens het intakegesprek?


Het intakegesprek vindt enkele weken voor de projectstart plaats, mits de benodigde toegangsverlening is ingeregeld (zie 

Wat je moet regelen voor het intakegesprek). Tijdens de intake steken we voor het eerst de koppen bij elkaar en ontmoeten we het team dat de onboarding zal leiden. We bespreken hoe het project er uit gaat zien, nemen de huidige inrichting door en controleren of het applicatielandschap compleet is. Tevens wordt er een start gemaakt met vragen die al vroeg in het project beantwoord moeten worden. 


Onboarding in 5 Weken


Tijdens het onboardingstraject bij Asista volgt jouw kantoor een strakke planning. In deze periode zorgen we dat de gehele inrichting wordt gedaan, en jouw kantoor op de geplande datum live gaat met minimale downtime. Bekijk onderstaande video om te zien wat er in welke week gepland staat.

 




Wat je moet regelen voor het intakegesprek


1. Overstap aankondigen bij de huidige IT'er


Het is van belang dat de huidige IT'er weet dat je overstapt en medewerking verleend. De data die van jou bedrijf is (en nu door hen wordt beheerd), moet namelijk naar Asista worden overdragen.


Voorbeeld opzeggingsmail

Beste relatie,


Ons kantoor heeft besloten om binnenkort overstappen naar een andere IT-leverancier, Asista B.V.. Zij zijn gespecialiseerd in IT-oplossingen voor accountantskantoren.


Hierbij het verzoek om onze diensten met betrekking tot Microsoft-licenties, werkplek- en serverbeheer bij eerste gelegenheid vanaf [minimaal 1 maand na livegangsdatum] te beëindigen.


Wat betreft de overdracht willen wij jullie vragen om medewerking en de benodigde toegang tot onze bedrijfsdata. Hiervoor is het volgende noodzakelijk:

  1. Inloggegevens van het Microsoft 365 Global Admin account
  2. Inloggegevens (en eventuele instructies) voor toegang tot de server, of toezegging dat er medewerking wordt verleend om onze data op afstand te benaderen
  3. Overzicht van openstaande contractuele verplichtingen en verloopdata
  4. Jullie contactpersoon met wie Asista zelf contact mag opnemen

De definitieve overstap staat gepland voor [datum livegang], echter zullen de overdrachtswerkzaamheden al in de weken daarvoor beginnen.

Ons verzoek is om bovenstaande informatie zo snel mogelijk (uiterlijk [datum intakegesprek]) aan te leveren.


Graag ontvangen wij bevestiging van de opzegging en de benodigde informatie om de overdracht in goede banen te leiden.


Bedankt voor de medewerking!


Met vriendelijke groet,


2. Toegangsbevestiging Onboarding


De medewerking van de huidige IT'er moet uiterlijk voor het intakegesprek worden bevestigd. Hiermee wordt voorkomen dat het project onverhoopt toch niet van start kan gaan, omdat de juiste toegang ontbreekt.


Intakeformulier


Lever de benodigde informatie vóór het intakegesprek aan via onderstaand formulier:


➡️ Toegangsbevestiging Onboarding


Kan de informatie niet worden aangeleverd? Dan zullen we het intakegesprek en de projectstart opnieuw moeten plannen. Om de kwaliteit te bewaken onboarden we slechts een beperkt aantal klanten tegelijkertijd.


3. Zorg voor interne beschikbaarheid


Wekelijks overleg


In de meeste gevallen zijn de onboardingsmaand en de geplande dag van livegang al voor het intakegesprek bekend. Iedereen maandag zitten we samen om het onboardingstraject in goede banen te leiden. Jouw kantoor kiest zelf wie daar wekelijks voor aansluit.


Testen en projecttaken


Zorg daarnaast voor voldoende beschikbaarheid om taken die bij jouw kantoor liggen uit te voeren. Afhankelijk van de omgeving gaan wij uit van zo'n 4 - 6 uur per week. Het is o.a. van belang om voldoende ruimte vrij te maken om uitvoerig te testen. Dit is essentieel om te zorgen dat we op dag van livegang niet verrassingen komen te staan (als regel: wat niet getest is, werkt mogelijk niet).


Vragen


Loop je voor of tijdens het onboardingstraject tegen vragen aan of heb je zorgen de haalbaarheid (bijv. wanneer de huidige IT'er niet mee werkt), neem dan tijdig contact op met Asista. Dit kan via de projectleider en/of Richard Schouten (richard.schouten@asista.nl).