Hoe bereid ik de migratie voor?

Hoe stel ik mijn laptop in?

Veelgestelde vragen

Hoe bereid ik de migratie voor?


BELANGRIJK: Voorkom data verlies!


  • Lokaal opgeslagen bestanden zijn na de migratie niet meer beschikbaar en kunnen niet worden hersteld.

    Gedeelde bedrijfsdata wordt tijdens de migratie automatisch omgezet naar SharePoint. Hieronder vallen echter niet je persoonlijke mappen en bestanden! Denk aan persoonlijke bestanden op de server of lokale mappen op de laptop zelf, zoals Downloads, Documenten, Afbeelding, Bureaublad en alles op de C://schijf. Zet deze data vóór de migratie om naar OneDrive om data verlies te voorkomen.

  • Werk je momenteel nog niet in de Microsoft Edge browser? Zet dan optioneel je favorieten/bladwijzers om.


Waar moet ik rekening mee houden in geval van een laptop reset?


Je ontvangt van Asista instructies of jouw laptop moet worden gereset. Dit gebeurt altijd op een vooraf afgesproken tijdstip. Met een reset (ook wel Fresh Start genoemd) worden alle gegevens van de laptop gewist en kan deze gereed worden gemaakt voor de nieuwe werkomgeving. Na de reset wordt de laptop beheerd voor Asista en kun je in jullie nieuwe, beveiligde configuratie verder werken.


  • Zorg dat de laptop tijdens de reset aan de oplader is aangesloten.

  • Houdt rekening met een resettijd van 00:30 - 1:00 uur en een ingebruikname tijd van 00:30 tot 1:30 uur, afhankelijk van de benodigde applicaties.

  • Start alleen je eigen laptop op - het apparaat automatisch gekoppeld aan de 1e persoon die er op inlogt.

  • Houdt het wifi-wachtwoord of een netwerkkabel paraat; er is een internetverbinding nodig.

  • Bekijk onder aan dit artikel de Veelgestelde Vragen.

Hoe stel ik mijn laptop in?


De laptop wordt gekoppeld aan de 1e gebruiker die er op inlogt


Alleen de 1e persoon die inlogt kan software op de laptop installeren. Doe dit dus altijd zelf, als gebruiker van het apparaat. Om de laptop op later tijdstip aan een andere gebruiker te koppelen, neem je contact op met support@asista.nl.


1. Doorloop de Windows-instellingen


Wanneer het werkstation klaar is voor gebruik zie je een Windows-scherm waarin je de regio kunt selecteren of gelijk kunt inloggen met je zakelijke Office 365 account. Je kunt het werkstation na de (her)installatie alléén zelf instellen. Kies indien gevraagd voor de volgende instellingen:


  1. Regio: Nederland

  2. Weergavetaal: Nederlands

  3. Toetsenbordtaal: Verenigde Staten - Internationaal *

  4. Maak verbinding met internet

  5. Log in met je zakelijke Microsoft 365 account


* Kies niet voor toetsenbordtaal Nederlands. De standaard die in Nederland wordt gebruikt, en waar je aan gewend bent, is Verenigde Staten - Internationaal.


2. Voeg de benodigde inlogmethodes toe


Volg de instructies op het inlogscherm van Windows. Er kan worden gevraagd extra verificatiemethodes toe te voegen (bijv. pincode, gezichtsherkenning, etc.). Passwordless inloggen van Microsoft is een beveiligingsmaatregel die goed moet worden ingesteld. Lees Hoe werkt Passwordless inloggen van Microsoft? nauwkeurig, en volg de stappen die je eerder nog niet hebt ingesteld.


3. Meld je aan voor het klantportaal van Asista


Op het klantportaal van Asista is je startpunt voor alle support vragen. Hier staan veel kennisartikelen zodat je bij vragen en problemen zo snel mogelijk verder kunt. Meld je aan met Microsoft 365 om alle artikelen te bekijken. 


  1. Open de Edge-browser (zoek in het Windows startmenu naar 'Edge')

  2. Log indien nodig in met je Microsoft 365-account om Edge eenmalig in te stellen

  3. Ga naar https://klantportaal.asista.nl

  4. Klik op Inloggen > Meld je aan met Microsoft 365

  5. Maak een nieuw account aan


4. Installeer je benodigde bedrijfsapplicaties


Het Bedrijfsportal is een Windows-app waar zakelijke software van jouw organisatie in klaar staat. 


  1. Open de Bedrijfsportal (zoek in het Windows startmenu naar 'Bedrijfsportal')

  2. Kies voor 'Alles weergeven'

  3. Klik op het gewenste softwareprogramma 

  4. Kies voor Installeren

De installatie kan enkele minuten duren. Je kunt ondertussen verder werken in andere programma's en krijgt een melding zodra de installatie is afgerond. Je kunt de geïnstalleerde applicaties nu starten vanuit het Windows startmenu. Download geen applicaties die niet nodig hebt om vertraging van het werkstation te voorkomen.


Kun je de Bedrijfsportal applicatie niet vinden? Zoek dan in het startmenu naar 'Microsoft Store' en download de 'Bedrijfsportal' app.


5. Start veelgebruikte applicaties op


Open veelgebruikte applicaties om deze correct in te stellen. De eerste keer opstarten duurt het vaak net iets langer en geeft je een mooi moment om persoonlijke voorkeuren in te stellen. Hiermee bespaar je later tijd. Soms zal je nog eens moeten inloggen met je zakelijke Microsoft 365-account.


  1. Open veelgebruikte applicaties zoals Edge, Outlook en OneDrive

  2. Log waar nodig in met je zakelijke Microsoft 365 account

  3. Open Excel en kies voor 'Office Open XML-indelingen' als standaard

  4. Optioneel: Pin veelgebruikte applicaties vast aan je taakbalk

  5. Optioneel: Deel je Outlook agenda met collega's 


In de meeste gevallen wordt Teams pas op de achtergrond ingeladen na een herstart. Volg hiervoor eerst stap 6, en voer daarna een herstart uit. Het kan hierna nog 20 minuten duren voordat de Teams-applicatie zichtbaar is. Tussentijds is Teams beschikbaar via de browser: https://teams.microsoft.com


6. Opnieuw opstarten na BitLocker inschakeling


Na de reset wordt BitLocker op de achtergrond ingeladen. Zorg dat je de laptop niet uit zet, totdat deze is geactiveerd. Anders ervaar je problemen bij het opstarten.

  1. Zoek in het Startmenu naar "BitLocker beheren"

  2. Controleer of BitLocker is ingeschakeld. Dit kan tot 1 uur duren.

  3. Laat dit tabblad op de achtergrond open staan

  4. Ga verder met de handleiding of werk tussentijds verder in de Edge-browser met online applicaties

  5. Controleer na 20 minuten of de status op C: BitLocker ingeschakeld staat

  6. Klik hierna op 'Opnieuw Opstarten' om overige programma's op de achtergrond te laten inladen 


 

7. Passwordless inloggen activeren


Met Microsoft Passwordless gebruik je geen meer wachtwoord om in te loggen. Hiermee verhoogt Microsoft de veiligheid van jouw werkomgeving. Je kunt je wachtwoord ten slotte ook niet meer kwijtraken! In plaats daarvoor wordt voortaan gevraagd om alternatieve aanmeldmethodes, waaronder een 2-cijferige verificatiecode via de mobiele telefoon. 


  1. Open de Microsoft Authenticator app op mobiel

  2. Klik op het zakelijke Microsoft-account

  3. Selecteer Aanmelden via telefoon inschakelen

  4. Volg de instructies op het scherm nauwkeurig om Passwordless in te stellen

  5. Open een InPrivate (incognito) in de browser

  6. Ga naar https://outlook.office.com

  7. Vul je zakelijke e-mailadres in

  8. Vul je wachtwoord niet in, maar klik op Other ways to sign in

  9. Selecteer Approve a request on my Microsoft Authenticator app

  10. Je krijgt een mobiele pop-up: typ de 2-cijfer verificatie over

  11. Sluit de browser; vanaf nu wordt er automatisch voor Number Matching als inlogmethode gekozen


8. Test de automatische handtekening


Binnen de blauwdruk van Asista wordt er gewerkt met een automatische e-mailhandtekening via Exclaimer. 


  • Je zakelijke e-mailhandtekening staat automatisch ingesteld aan de hand van jouw personeelsinformatie

  • Je kunt zelf géén aanpassingen doen (hiermee wordt de integriteit van bijv. functietitels bewaakt)

  • De e-mailhandtekening is tijdens het opstellen van de mail niet zichtbaar - de handtekening wordt ná verzending toegepast en is alleen voor externe ontvangers zichtbaar

  • De handtekening bevat in meeste gevallen géén persoonlijke afsluiting, zoals Met vriendelijke groet, - hierdoor kies je zelf hoe je afsluit afhankelijk van het type bericht en de voertaal

  • Op automatische out-of-office berichten werkt de automatische e-mailhandtekening niet



  • Test de weergave van de handtekening door te e-mailen naar een extern e-mailadres, zoals je persoonlijke @gmail.com of @hotmail.com - account.


9. Bekijk gedeelde bestanden in SharePoint


SharePoint bestanden zijn via 3 manieren in te zien:

  1. Open SharePoint in de browser
    • Ga naar de SharePoint-pagina van jouw organisatie
    • Klik op het bedrijfslogo om naar Home te gaan
    • Klik op 'Alles weergeven' of zoek in de zoekbalk naar de SharePoint site
    • Markeer als Favoriet/ster om deze voortaan sneller te vinden

      Alleen SharePoints waar je rechten toe hebt zullen (na het zoeken op de SharePoint naam) vindbaar zijn. 

  2. Open de SharePoint omgeving via het bijbehorende Team (Microsoft Teams)
    • Klik op het tabblad Teams
    • Selecteer het +-icoontje
    • Kies Join Team
    • Wordt lid van het betreffende Team
    • Klik in het team op het tabblad Bestanden

      Alleen Teams waar je voor uitgenodigd bent als Lid zullen zichtbaar zijn.

  3. Open SharePoint bestanden via de Windows Verkenner (alleen indien ingesteld)

    Zie onderstaande instructie.


SharePoint documenten zijn veelal direct te bekijken in de Windows Verkenner van je werkstation. Updates van jouzelf of collega's worden live weergegeven. Je kunt ook tegelijkertijd in deze bestanden samenwerken. Let op: verwijderde bestanden worden ook bij collega's in de prullenbak geplaatst.

10. Optioneel: Synchroniseren SharePoint mappen naar Windows Verkenner


In de meeste gevallen bepaalt jouw organisatie welke gedeelde mappen zichtbaar zijn in de Windows Verkenner. Indien je meer mappen wil synchroniseren, neem je onderstaande stappen (mits deze functionaliteit niet door jouw organisatie is afgeschermd). 


  1. Open de browser

  2. Navigeer naar de SharePoint link van jouw organisatie

  3. Klik linksboven op 'SharePoint'

  4. Je ziet de sites en mappen waar jij toegang toe hebt

  5. Zie je de gewenste site of map niet gelijk staan? Typ de naam van de SharePoint site of map in de zoekbalk

  6. Open de SharePoint site

  7. Navigeer naar 'Documenten'

  8. Klik indien gewenst op 'Synchroniseren'


Het synchroniseren van SharePoint mappen naar de Windows Verkenner verloopt via OneDrive. Zie je de data niet direct verschijnen? Open dan het OneDrive icoon rechtsonderin de taakbalk, en controleer of hij nog bezig is met bijwerken.


11. Optioneel: Open software in Asista.Online


Software die niet door Microsoft wordt ondersteund is benaderbaar via Asista.Online. Dit gaat vaak om applicaties die voorheen alleen op de server draaide. 

 

  1. Open de browser

  2. Navigeer naar de Asista.Online link van jouw organisatie

  3. Login met je Microsoft 365 account

  4. Open de applicatie(s)


Bekijk de FAQ: Hoe werk ik met Asista.Online? voor antwoord op veelgestelde vragen.


Veelgestelde vragen


Kan ik ondertussen verder werken?


Tijdens de laptop reset zelf, kun je niet werken. Je zult de configuratie opnieuw moeten doorlopen en het kan even duren voordat bepaalde programma's worden ingeladen. Trek hier ongeveer 30 - 60 minuten voor uit. Na het opstarten kun je al wel vrij snel in de browser verder werken (waaronder ook Outlook, Word en Excel Online).  


Waarom zie ik de software niet verschijnen?


Het kan tot 1 uur duren voordat de benodigde software op de achtergrond is ingeladen. Zie je de software hierna nog steeds niet? Start het apparaat dan opnieuw op (kies voor: Opnieuw Opstarten). Sommige software zal niet automatisch verschijnen, maar moet via het Bedrijfsportal worden geïnstalleerd.


Wat als Microsoft Teams niet zichtbaar wordt?


De download van Microsoft Teams (voor werk en school) wordt op de achtergrond automatisch ingestart, mits je een keer op Opnieuw Opstarten hebt geklikt. Soms laat Teams ook daarna onnodig lang op zich wachten. Indien nodig, kun je de download handmatig starten:

  1. Open de browser

  2. Navigeer naar https://teams.microsoft.com

  3. Kies voor 'Windows-app downloaden'

  4. Kom je eerst in de Web-app, klik dan rechtsbovenin op de 3 puntjes en klik op de 'Bureaublad-app downloaden'