Nieuw Team / SharePoint-omgeving

Waarom kan ik zelf geen Team aanmaken?

Bij het aanmaken van een Team wordt automatisch een SharePoint-website gecreëerd. Om vervuiling te voorkomen, adviseert Microsoft dat alleen de IT-beheerder (Asista) nieuwe Teams aanmaakt.

Dit voorkomt Teams met namen zoals 'test' of 'team van Jan en Piet' die slechts eenmalig worden gebruikt. Door verschillende zichtbaarheidsinstellingen, zijn er vaak veel Teams die voor een deel van gebruikers onzichtbaar en daardoor (onterecht) dubbel worden aangemaakt. Door minder Teams aan te maken, voorkom je versnipperde bestandslocaties en creëer je een efficiëntere werkomgeving.

Het is als eigenaar van het Team wel mogelijk om zelfstandig onderliggende kanalen aan te maken.

Hoe vraag ik een Team aan via Asista?

Verzoek om Team aan te maken

Voor het voltooien van dit verzoek is de naam van het Team, het type (openbaar of privé) en het e-mailadres van de nieuwe eigenaar noodzakelijk. Er wordt één eigenaar toegekend, die vervolgens andere leden en eigenaren kan beheren. Tevens kan de eigenaar zonder tussenkomst van Asista onderliggende kanalen aanmaken.

Nieuwe Kanalen

Hoe maak ik onderliggende kanalen aan?

Als eigenaar van een Team kun je binnen dat Team naar wens onderliggende kanalen aanmaken. Op Team-niveau stel je in wie de teamleden en eigenaren zijn, en per kanaal bepaal je wie er toegang heeft.

Ga in Teams naar het tabblad Teams
Klik op het menu met de 3 puntjes
Selecteer Kanaal toevoegen

Bij het aanmaken van een nieuw kanaal kun je kiezen uit de volgende types:

Standaardkanalen

Voor alle teamleden toegankelijk en doorzoekbaar.
Elk teamlid kan standaardkanalen maken, tenzij deze bevoegdheid is beperkt door de organisatie-eigenaren.
Standaardkanalen kunnen niet worden omgezet naar privékanaal en omgekeerd.

Privékanalen

Alleen toegankelijk voor uitgenodigde leden binnen het team.
Zowel teameigenaren als teamleden kunnen privékanalen aanmaken en leden toevoegen, maar gasten kunnen dit niet. De beheerder kan deze rechten beperken.
Privékanalen kunnen niet worden omgezet naar standaardkanalen en blijven gekoppeld aan het oorspronkelijke team.

Gedeelde kanalen

Bedoeld voor samenwerking met personen binnen en buiten je team of organisatie.
Alleen teameigenaren kunnen gedeelde kanalen aanmaken en beheren.
Alleen personen die zijn uitgenodigd hebben toegang tot gedeelde kanalen.
Gedeelde kanalen kunnen niet worden omgezet naar standaard- of privékanaal, en omgekeerd.

Bestanden die je deelt in een kanaal worden opgeslagen in SharePoint. Bestanden in een privékanaal zijn alleen zichtbaar voor de leden van dat kanaal en worden opgeslagen in een aparte SharePoint-omgeving.

Ledenbeheer

Hoe beheer ik leden en eigenaren?

Als eigenaar van het Team kun je naar wens leden en andere eigenaren toevoegen en verwijderen.

Openbare Teams zijn voor nieuwe medewerkers automatisch toegankelijk. Eigenaren van Teams kunnen de medewerker waar nodig verdere toegang verlenen tot privé-Teams en privékanalen.

Ga in Teams naar het tabblad Teams
Klik op het menu met de 3 puntjes
Selecteer Team beheren
Kies vervolgens voor Lid toevoegen, of
Klik op het kruisje om leden te verwijderen

Bij uitdiensttreding wordt de medewerker uit alle Teams verwijderd. Was de medewerker de enige eigenaar van het Team (en kan daardoor niemand meer kanalen aanmaken), stuur dan een mail naar support@asista.nl om handmatig een andere eigenaar toe te wijzen. De eigenaar kan vervolgens zelf het leden en eigenarenbeheer verder oppakken.

Instructie voor medewerkers

Voor medewerkers die Teams niet beheren, maar wel toegang willen, geldt de volgende handleiding:

Hoe krijg ik toegang tot een Team / SharePoint?

Hoe maak en beheer ik een Team / SharePoint omgeving? Afdrukken