Er kunnen situaties ontstaan dat je als werkgever toegang nodig hebt tot de gegevens van een medewerker. Hier zijn enkele mogelijkheden voor, waarbij de organisatie zelf zorg draagt voor de naleving van privacy wetgeving. Asista is niet aansprakelijk voor opdrachten die in strijd zijn met de huidige wet- en regelgeving, Asista is slechts de verwerker.



Je moet altijd zorgvuldig omgaan met de privacy van de (ex-)werknemer. E-mails die privé zijn of lijken mag je als werkgever niet inzien, zelfs niet als ze van collega's afkomstig zijn. In de praktijk is deze inschatting natuurlijk best lastig om te maken, maar ga altijd zo integer mogelijk te werk bij het controleren van de e-mails. Het controleren en doorsturen van e-mails moet je altijd aankondigen. Dit geldt zowel tijdens als na een dienstverband.

Asista is beschikbaar voor consultancy op gebied van privacy wet- en regelgeving op uurbasis. Neem hiervoor contact op met tim.lahaije@asista.nl. 



1. Medewerker deelt data vrijwillig


Wil je persoonsgebonden zakelijke data inzien, dan geeft de medewerker hier idealiter zelf toegang toe. Dit is het makkelijkst, snelst en hiermee wordt eenvoudig aan de AVG-wetgeving voldaan.


In de meeste gevallen kan de medewerker vanuit huis, via de mobiele telefoon, data inzichtelijk maken voor collega's:



2. Medewerker uit dienst melden


Afhankelijk van de situatie, kan het wenselijk zijn het gebruikersaccount geheel op te schorten. Toegang tot data is na uit dienst melding niet meer mogelijk.  



3. Aanvraag gegevensdeling en/of accountblokkade


In uitzonderingssituaties kan er via onderstaand formulier een deling of accountblokkade worden aangevraagd, zonder directe medewerking van de gebruiker:



Via dit formulier kunnen de volgende opties worden aangevraagd:


  1. Gebruiker blokkeren
    • Kan gewenst zijn wanneer de medewerker geen toegang kan of wil verlenen
    • Gebruiker wordt geblokkeerd van alle M365 diensten 
    • Nieuwe e-mail blijft binnenkomen 
    • Er is geen automatische bounce of doorsturing van nieuwe e-mail
    • Niemand heeft toegang

  2. Postvak delegeren
    • We geven volledige rechten aan een andere gebruiker
    • Hieronder valt alle e-maildata, incl. bestaande, verzonden en nieuwe e-mail

  3. OneDrive back-up opvragen

    Het is niet mogelijk om live toegang tot OneDrive op te voorzien, tenzij de medewerker zelf toegang verleend.
    1. Specifiek bestand
      • AVG-technisch wenselijke optie
      • Bestandsnaam
      • Locatie (indien van toepassing, in welke (sub)map is dit bestand opgeslagen)

    2. Specifieke map 
      • AVG-technisch wenselijke optie
      • Mapnaam
      • Locatie (indien van toepassing, in welke (sub)map is deze map opgeslagen)

    3. Gehele OneDrive 
      • Toegang tot alle persoonlijke data (AVG-technisch niet wenselijk)


Bovenstaande situaties zijn vaak spoed. Bel na het invullen van het formulier naar 088 - 161 0000 voor snelle afhandeling.