Hoe werkt de e-mailhandtekening via Outlook & Exclaimer?

Hoe werkt de inrichting van Exclaimer? 

Hoe werkt de e-mailhandtekening via Outlook & Exclaimer?


Wat moet ik weten over de e-mailhandtekening? 


De e-mailhandtekening bestaat uit twee onderdelen: 


  1. Een persoonlijke afsluiting in Outlook en een bedrijfshandtekening via Exclaimer. De persoonlijke afsluiting stel je zelf in via Outlook en is altijd zichtbaar tijdens het opstellen van de e-mail.

  2. De bedrijfshandtekening wordt automatisch toegevoegd aan externe berichten via Exclaimer en is niet zichtbaar tijdens het opstellen van de e-mail, maar wel voor de ontvanger.

     


Welke informatie zet ik in mijn Outlook handtekening? 


Stel je persoonlijke afsluiting in met je naam en eventuele extra informatie zoals standaard werkdagen. Zorg ervoor dat deze informatie niet dubbel vermeld wordt in het Exclaimer-gedeelte van de handtekening. Je kunt de persoonlijke afsluitingen te allen tijde zelf aanpassen.


Hoe kan ik de e-mailhandtekening testen? 


Stuur een e-mail naar je privé e-mailadres en controleer hoe de handtekening eruitziet voor de externe ontvanger.


Waarom zie ik de bedrijfsinformatie niet bij het opstellen van een e-mail? 


De bedrijfshandtekening wordt pas toegevoegd nadat de e-mail via de Microsoft-security scanner en de Exclaimer-server is gegaan. Daarom is deze niet zichtbaar in de verzonden items, maar wel voor de ontvanger.


Loopt de handtekening ook mee bij afwezigheidsberichten? 


Nee, de automatische handtekening werkt niet op Out of Office berichten in Outlook. Voeg de gewenste handtekening handmatig toe bij afwezigheid.


Waarom zie ik geen e-mailhandtekening bij interne mails? 


Om de snelheid en leesbaarheid van interne berichten te verhogen, is de Exclaimer handtekening niet zichtbaar op intern mailverkeer. Dit voorkomt onnodige vertragingen en zorgt voor een snellere verwerking van interne e-mails.


Hoe werkt de inrichting van Exclaimer? 


Exclaimer wordt eenmalig ingericht tijdens het onboardingsproces van jouw organisatie.


Wat zijn de voordelen van Exclaimer?


  • Minder tijd kwijt aan beheer
  • Consistente huisstijl onder alle gebruikers
  • Automatisch ingesteld voor nieuwe medewerkers
  • Minder risico op CEO-fraude
  • Snellere verwerking van interne e-mails


Welke velden kan ik in de e-mailhandtekening vermelden? 


De handtekening kan bedrijfsinformatie en persoonsgebonden dynamische velden bevatten zoals logo's, contactgegevens, functietitels, telefoonnummers, disclaimers en socialmedia-URL's.


Hoe pas ik functietitels en overige informatie aan?


De persoonsgebonden gegevens worden door Exclaimer opgehaald uit het Microsoft Entra profiel van de gebruiker. Deze gegevens kunnen alleen door Asista worden beheerd. Wijzigingen kunnen worden doorgegeven via [email protected].


Hoe zorg ik voor de juiste weergave van logo's/afbeeldingen (ook op mobiel)?


Lever de afbeeldingen zelf aan, in .png formaat met transparante achtergrond en op het juiste formaat. Dit bevordert de correcte weergave op elk apparaat. Beeldverwerking is geen onderdeel van onze dienstverlening.


Welke keuzes heb ik qua lettertype?


Microsoft stelt Aptos 12 zwart als standaard lettertype in. Het is niet mogelijk dit standaard lettertype bedrijfsbreed te wijzigen (enkel per medewerker, in de instellingen van Outlook zelf). Exclaimer ondersteunt Aptos nog niet, dus wordt Calibri gebruikt.

Overige ondersteunde lettertypes vind je hier: Choosing The Best Email Signature Fonts | Exclaimer 


Waarom worden URL's in een andere kleur of niet onderlijnt weergeven?


De weergave van URL's en andere dynamische elementen (zoals telefoonnummers) is in de meeste gevallen afhankelijk van het e-mailprogramma van de ontvanger. Is een link al eens eerder aangeklikt, dan zal deze van weergave veranderen. Ook kan het e-mailprogramma van de ontvanger zelf kiezen een andere kleur of onderlijning aan een URL te koppelen.


Wat als ik een tijdelijke banner of sluitingsbericht wil toevoegen? 


Geef dit door via [email protected]. Wij stellen in dat de aangepaste handtekening enkel tussen een bepaalde datum zichtbaar is.


Kan ik Exclaimer ook zelf beheren? 


Wijzigingen moeten via Asista lopen. Het grafische beheer van de handtekening kan worden overgedragen aan iemand in de organisatie. Bij overdracht van beheer zal Asista niet ondersteunen bij vragen over de inrichtingswerkzaamheden. Jouw organisatie zal zelf iemand moeten trainen in het gebruik van de software.


Wat als mijn organisatie wil afwijken van de standaard inrichting?


Afwijkingen op de standaard inrichting of het volledig uitschakelen van Exclaimer wordt afgeraden en is enkel op aanvraag van de directie mogelijk.


Met welke kosten moet ik rekening houden? 


Tijdens onboarding zijn inrichtingswerkzaamheden tot 2 uur kosteloos. Persoonlijke dynamische velden worden op aanvraag geupdate, als onderdeel van onze Support werkzaamheden.

Wijzigingen aan het Exclaimer-ontwerp buiten de onboarding vallen onder het maatwerk tarief van € 98,- per uur.