Wat is Exclaimer?

Wat is Exclaimer?


Exclaimer is een dienst die zakelijke e-mailhandtekeningen automatisch toevoegt aan externe e-mails.

Wat zijn de voordelen van Exclaimer

Exclaimer is een dienst die zakelijke e-mailhandtekeningen automatisch toevoegt aan externe e-mails.


  • Consistente huisstijl onder alle gebruikers

  • Automatisch ingesteld voor nieuwe medewerkers

  • Standaard lay-out, te personaliseren met vaste variabelen

  • Functietitel in de handtekening (ter verantwoording van het uurtarief)

  • Medewerkers kunnen hun functietitel niet zomaar aanpassen
     
  • Geen handtekeningen op intern mailverkeer (minder vervuiling)

  • Werkt ook op mobiele apparaten en tablets



Hoe werkt Exclaimer?


Persoonlijke afsluiting in Outlook


Persoonlijke afsluitingen zoals "Met vriendelijke groet, Naam" worden via de reguliere Outlook handtekening ingesteld of handmatig getypt. Dit zorgt ervoor dat medewerkers naar wens kunnen afsluiten in een andere taal, of met een informele toon. Dit geldt ook voor gedeelde mailboxen, waarbij medewerkers vanuit hetzelfde adres werken maar wel willen afsluiten met hun eigen naam.


Vaste handtekening (incl. variabelen) in Exclaimer


De bedrijfsinformatie en opgegeven variabelen van de medewerker lopen mee met de handtekening. Deze onderdelen zijn niet zichtbaar tijdens het opstellen van de e-mail. 


 

Exclaimer wordt toegevoegd ná verzending (niet gelijk zichtbaar)


In tegenstelling tot Outlook, waar de handtekening zichtbaar is tijdens het opstellen van de e-mail, wordt de handtekening bij Exclaimer pas toegevoegd tijdens het verzenden. Dit zorgt voor uniformiteit en betrouwbaarheid, omdat de handtekening niet zichtbaar is tijdens het schrijven, maar wel bij de ontvanger verschijnt.


Handtekening testen


Je kunt de handtekening testen een mail te sturen naar een extern adres, bijv. je privé Gmail-account, die je vervolgens zelf kunt bekijken.


Beperking van Exclaimer


  • Werkt niet op afwezigheidsberichten 

    De automatische handtekening werkt niet op Out of Office berichten in Outlook. Voeg je afsluiting in geval van afwezigheid handmatig toe.

  • Het lettertype is standaard Calibri  

    Microsoft is de variatie in lettertypes en kleuren actief aan het beperken door standaard Aptos 12 zwart af te dwingen. Dit standaard lettertype kan alleen op persoonsniveau, door de gebruiker zelf, in Outlook worden aangepast. Exclaimer ondersteunt het nieuwe Aptos lettertype helaas nog niet. Daarom wordt gekozen voor het dichtstbijliggende lettertype, Calibri.


Hoe kan ik de handtekening inrichten en wijzigen?


Variabelen / Dynamische velden


De handtekening kan persoonsgebonden dynamische velden bevatten zoals naam, functietitel, telefoonnummer, en LinkedIn URL. Deze velden zijn zichtbaar als ze in het profiel van de medewerker zijn ingevuld en in het ontwerp van de handtekening zijn opgenomen. Mogelijke dynamische velden:


  • Voornaam
  • Achternaam
  • Weergavenaam (altijd Voornaam Achternaam | Bedrijfsnaam)
  • Volledige naam inclusief titels
  • Functietitel
  • Direct telefoonnummer
  • Mobiel nummer
  • Beschikbaarheid
  • LinkedIn URL
  • Vestigingstelefoonnummer
  • KvK-nummer
  • BTW-nummer
  • Profielfoto (in het juiste formaat aanleveren, max 150kb)


Persoonsgebonden informatie toevoegen en wijzigen


Je kunt dynamische informatie geheel of gedeeltelijk aan het profiel van medewerkers laten toevoegen. Stuur hiervoor een e-mail naar support@asista.nl. Lever dynamische informatie zowel tijdens onboarding als bij wijzigingen zoveel mogelijk geconsolideerd aan; voor zoveel mogelijk medewerkers alle relevante velden. Dan kan dit in één keer door onze support medewerkers worden verwerkt.

Dynamische informatie 1-op-1 wordt overgenomen. Een correcte, consistente weergave is de eigen verantwoordelijkheid.


Kosten en maatwerk


Tijdens onboarding zijn inrichtingswerkzaamheden tot 2 uur kosteloos. Het toevoegen en wijzigen van dynamische informatie is gratis. Extra werkzaamheden aan het handtekeningenontwerp en beeldverwerking kosten € 98,- per uur.