Exclaimer is een automatiseringsdienst die zakelijke e-mailhandtekeningen aan externe e-mails toevoegt. Hieronder bespreken we de voordelen, mogelijkheden en instellingen van deze service. 

Exclaimer vs. Outlook

Asista-klanten gebruiken standaard Exclaimer voor hun e-mailhandtekeningen. In tegenstelling tot Outlook, waar de handtekening zichtbaar is tijdens het opstellen van de e-mail, wordt de handtekening bij Exclaimer pas toegevoegd tijdens het verzenden. Dit betekent dat je de handtekening niet ziet terwijl je de e-mail schrijft, maar deze verschijnt wel bij de ontvanger. Dit zorgt voor uniformiteit en betrouwbaarheid.

Voordelen Exclaimer 

• Consistente Huisstijl: De huisstijl en verplichte elementen worden altijd correct toegepast, ongeacht wie de e-mail verzendt.
  
  
• Automatische Instelling voor Nieuwe Medewerkers: Bij de aanmelding van een nieuwe medewerker stelt Asista de juiste velden in voor de e-mailhandtekening.
  
  
• Juiste Functietitels: Medewerkers kunnen hun functietitel niet zelf aanpassen, wat de betrouwbaarheid verhoogt en correcte uurtarieven verdedigt.
  
  
• Geen Interne Vervuiling: Handtekeningen worden alleen aan externe e-mails toegevoegd, wat de leesbaarheid van interne communicatie verbetert.
  
  
• Compatibiliteit met Mobiele Apparaten: Handtekeningen worden ook automatisch toegevoegd aan e-mails die vanaf telefoons of tablets worden verstuurd.
  
  
• Beheersbare Afwijkingen: Variabelen in de handtekening kunnen centraal worden beheerd en aangepast, bijvoorbeeld andere logo's voor bepaalde afdelingen of tijdelijke banners.

Handtekening Testen

Laat medewerkers aan Exclaimer wennen door ze te laten zien hoe de handtekening eruitziet voor de ontvanger. Dit kan eenvoudig worden getest door een extern mailtje te sturen naar een privé e-mailadres (bijvoorbeeld @gmail.com of @outlook.com).

Persoonlijke Afsluiting

Persoonlijke afsluitingen zoals "Met vriendelijke groet" of "Kind regards" worden niet standaard opgenomen in de geautomatiseerde handtekening, omdat deze per medewerker en bericht kunnen verschillen. Medewerkers kunnen deze zelf typen of als standaardregel in Outlook instellen.

Handmatig toevoegen bij afwezigheidsbericht

De automatische handtekening van Exclaimer kan niet op Out of Office berichten worden toegepast, omdat hier een andere techniek achter zit dan bij het uitsturen van overige e-mails. Voer de gewenste (vaak verkorte) handtekening handmatig op afwezigheidsberichten toe.

Exclaimer inrichten

De organisatie bepaalt de inrichting van de automatische e-mailhandtekening, meestal tijdens het onboardingproces of na wijzigingen in de huisstijl. Mocht de standaard handtekening niet passen bij de organisatie, dan kan Asista een aangepaste handtekening ontwerpen tegen een eenmalig designtarief.

Voor meer informatie of om een passende handtekening te laten ontwerpen, neem contact op met Asista.