- Waarom zie ik de bedrijfsinformatie niet bij het opstellen van een e-mail?
- Loopt de handtekening ook mee bij afwezigheidsberichten?
- Waarom zie ik geen e-mailhandtekening bij interne mails?
- Hoe pas ik functietitels en overige informatie aan?
Handtekening instellen
Voorbeeld:
Stap 1. Outlook handtekening instellen
Volg de reguliere stappen mijn Outlook om een persoonlijke afsluiting in te stellen. Bijvoorbeeld:
Met vriendelijke groet,
Jan Janssen
Ik ben aanwezig op maandag, dinsdag en vrijdag.
Onderstaande stappen kunnen afwijken, afhankelijk van de gebruikte Outlook versie. Doorgaans:
- Ga binnen Outlook naar Instellingen
- Klik op Accounts
- Ga naar Handtekening
Let op het volgende:
- Je afsluitende groet en naamsvermelding zijn vrije keuze en zelf aan te passen
- Naar wens kun je ook extra informatie toevoegen, zoals je werkdagen
- Vermijd extra Enters onderaan berichten en de standaard Outlook handtekening
Stap 2. Exclaimer handtekening testen
Exclaimer is een dienst die zorgt voor een geautomatiseerde e-mailhandtekening onder al het externe mailverkeer. Om de functionaliteit te testen, neem je de volgende stap:
- Stuur een e-mail van je zakelijke naar je privé e-mailadres - dit is hoe klanten jouw bericht ontvangen
Controleer of de handtekening in zijn geheel zichtbaar is. Pas het Outlook gedeelte van de handtekening waar nodig nog aan om dubbele of missende informatie te verwerken.
Persoonsgebonden informatie (zoals naam inclusief titels en functietitel) in het Exclaimer gedeelte van de handtekening kunnen op aanvraag worden aangepast via [email protected]. Deze informatie is gekoppeld aan het Exclaimer deel van de handtekening om handmatige wijzigingen te voorkomen, en zo mogelijke CEO-fraude tegen te gaan.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik de bedrijfsinformatie niet bij het opstellen van een e-mail?
De bedrijfshandtekening wordt pas toegevoegd nadat de e-mail via de Microsoft Security Scanner en de Exclaimer Server is gegaan. Daarom is deze niet zichtbaar in de verzonden items, maar wel voor de ontvanger.
Loopt de handtekening ook mee bij afwezigheidsberichten?
Nee, de automatische handtekening werkt niet op Out of Office berichten in Outlook. Voeg de gewenste handtekening handmatig toe bij afwezigheid.
Waarom zie ik geen e-mailhandtekening bij interne mails?
Om de snelheid en leesbaarheid van interne berichten te verhogen, is de Exclaimer handtekening niet zichtbaar op intern mailverkeer. Dit voorkomt onnodige vertragingen en zorgt voor een snellere verwerking van interne e-mails.
Hoe pas ik functietitels en overige informatie aan?
Persoonsgebonden gegevens worden als dynamisch veld opgehaald uit het Microsoft Entra profiel van de gebruiker. Deze gegevens kunnen alleen door Asista worden beheerd. Geef wijzigingen door via [email protected].
De doorgegeven teksten worden 1-op-1 overgenomen. Zorg zelf voor de juiste grammatica en een schrijfstijl die past binnen de rest van de organisatie.
Zie ook: Hoe richt ik de bedrijfshandtekening in (Exclaimer)?