Instructies


Op de eerst werkdag na de migratie je eenmalig enkele stappen om de vernieuwde werkplek in gebruik te nemen.


Het werkstation kan alleen worden ingesteld door de toegewezen gebruiker van het apparaat.



1. Werkstation in gebruik nemen


Wanneer het werkstation klaar is voor gebruik zie je een Windows-scherm waarin je de regio kunt selecteren of gelijk kunt inloggen met je zakelijke Office 365 account. Je kunt het werkstation na de (her)installatie alléén zelf instellen. Kies indien gevraagd voor de volgende instellingen:

  • Regio: Nederland
  • Weergavetaal: Nederlands
  • Toetsenbordtaal: Verenigde Staten - Internationaal *
  • Maak verbinding met internet
  • Log in met je zakelijke Microsoft 365 account


* Kies niet voor toetsenbordtaal Nederlands. De standaard die in Nederland wordt gebruikt, en waar je aan gewend bent, is Verenigde Staten - Internationaal.

2. Duo tweefactor authenticatie activeren


Stel tweefactor authenticatie in. Download de Duo Mobile app op het mobiele toestel dat je dagelijks bij de hand hebt.


Google PlayApp Store 


  • Start de Welcome to Duo Security prompt
    1. Open een browser venster op je werkstation
    2. Ga naar https://login.microsoft.com 
    3. Login met je Microsoft 365 gegevens

  • Stel Duo Mobile in
    1. Kies in de setup prompt voor Duo Mobile
    2. Vul je mobiele nummer in
    3. Kies 'Send me a passcode'
    4. Voer de SMS-code in
    5. Open de Duo Mobile app op je telefoon
    6. Scan de QR-code
    7. Sta push notificaties toe
    8. Add another way to log in? > Skip voor now *


* Duo vraagt na de QR-koppeling automatisch 'Add another way to log in? [recommended]'. Dit verzoek moet, ondanks de vraag, worden genegeerd. Klik op Skip for now.


0


3. Outlook mail starten


  • Stel Outlook in als standaard mail-applicatie
    1. Bij de herinstallatie zie je envelopje van Windows Mail onderin in de taakbalk staan
    2. Verwijder deze met de rechtermuisknop > van taakbalk losmaken
    3. Open het Windows startmenu en zoek naar Outlook
    4. Stel Outlook met de rechtermuisknop in > aan de taakbalk vastmaken
  •  Start Outlook voor het eerst op
    1. Outlook zal automatisch proberen te koppelen aan je Microsoft 365 account
    2. Gaat dit niet vanzelf? Vul dan je e-mailadres in en volg de stappen op het scherm
    3. Je hebt hierna een volledig werkende Outlook omgeving
    4. Eventuele gedeelde mailboxen (zoals info@...) verschijnen vanzelf

  • Agenda's delen met collega's
    1. Je agenda is niet automatisch met collega's gedeeld
    2. Is dit wel nodig, dan kun een agenda toevoegen (toegang vragen) of je agenda delen (toegang geven)
    3. De andere persoon krijgt een acceptatieverzoek

Outlook agenda met andere delen

4. Automatische e-mailhandtekening controleren


Exclaimer zorgt ervoor dat de e-mailhandtekening van de organisatie automatisch aan externe email wordt gekoppeld. Je ziet deze handtekening niet bij het opstellen van je e-mail, maar de ontvanger krijgt deze wel. Je persoonlijke afsluiting ("Met vriendelijke groet, Karen Green") schrijf je zelf. Zo behoud je de vrijheid om dit naar eigen wens in te vullen. Stuur voor een voorbeeld een e-mail naar je privé e-mailadres.  


5. OneDrive bestanden synchroniseren


Bestanden op je Bureaublad, in Documenten en Afbeeldingen worden op je nieuwe werkstation gesynchroniseerd. De bestanden in deze folders zijn aan jouw persoonlijke account gekoppeld en zijn niet voor collega's inzichtelijk, tenzij je er zelf voor kiest om een los bestand te delen. 

  1. Klik op het Windows startmenu
  2. Open OneDrive
  3. Login met je Microsoft 365 account


De map 'Downloads' wordt niet gesynchroniseerd naar OneDrive.

6. Gedeelde SharePoint informatie inzien


Middels SharePoint sites heb je toegang tot gedeelde informatie binnen jouw organisatie.
  1. Open de browser
  2. Navigeer naar de SharePoint link van jouw organisatie
  3. Klik linksboven op 'SharePoint' 
  4. Je ziet de sites en mappen waar jij toegang toe hebt
  5. Zie je de gewenste site of map niet gelijk staan? Typ de naam van de SharePoint site of map zoekbalk
  6. Open de SharePoint site
  7. Navigeer naar 'Documenten'
  8. Klik indien gewenst op 'Synchroniseren'


* Synchroniseren zorgt dat je de SharePoint documenten direct kunt bekijken in de Windows Verkenner van je werkstation. Updates van jouzelf of collega's worden live weergeven. Verwijderde bestanden worden ook bij collega's in de prullenbak geplaatst.

7. Communiceren via Teams


Teams wordt gebruikt om met collega's te communiceren. Je ziet de Teams-kanalen waar je lid van bent en de gedeelde bestanden van SharePoint sites vanzelf staan.

Windows start op de achtergrond automatisch met de download van Teams nadat je het werkstation in gebruik neemt. Zie je Teams niet op tijd in het startmenu terug, dan kun je download ook handmatig starten:

  1. Open de browser
  2. Navigeer naar https://teams.microsoft.com 
  3. Kies voor 'Windows-app downloaden' 
  4. Kom je eerst in de Web-app, klik dan rechtsbovenin op de 3 puntjes en klik op de 'Bureaublad-app downloaden'

8. Excel starten met XML-indelingen


Excel is gelijk geïnstalleerd. Kies bij het openen eenmalig voor de standaardinstelling 'Office Open XML-indelingen'.


9. Veelgebruikte bedrijfsapplicaties installeren


Het Bedrijfsportal is een Windows-app waar zakelijke software van jouw organisatie in klaar staat. 
  1. Klik op het Windows startmenu
  2. Zoek naar Bedrijfsportal *
  3. Open de applicatie
  4. Klik op het softwareprogramma dat je wilt gebruiken
  5. Zie je de gewenste software niet gelijk staan? Kies voor 'Alles weergeven'
  6. Kies voor Installeren

De installatie kan enkele minuten duren. Je kunt ondertussen verder werken in andere programma's en krijgt een melding zodra de installatie is afgerond. Je kunt de geïnstalleerde applicaties nu starten vanuit het Windows startmenu.


* Kun je de Bedrijfsportal applicatie niet vinden? Zoek dan naar de Microsoft Store naar 'Bedrijfsprotaal' en download de app.


10. Software openen in Asista.Online


Software die niet door Microsoft wordt ondersteunt is benaderbaar via Asista.Online. 

  1. Open de browser
  2. Navigeer naar de Asista.Online link van jouw organisatie
  3. Login met je Microsoft 365 account
  4. Open de applicatie(s)

11. Printen met Printix


Je kunt documenten voortaan beveiligd afdrukken via de centrale printer(s) van jouw organisatie.


  1. Download de Printix-app op je mobiele telefoon
  2. Log in met je zakelijke 365 account


Bij nieuwe printopdrachten kies je voortaan voor de printer 'Printix'. De opdracht wordt dan naar de mobiele Printix app verzonden, waarna je de gewenste printer kunt selecteren. Loop naar de printer toe, scan indien gevraagd de QR-code op het apparaat, en pak je printopdracht gelijk op!


Google PlayApp Store