Een verandering in het personeelsbestand heeft invloed op je ICT-omgeving. Meld nieuwe medewerkers tijdig in dienst, of oude medewerker uit dienst, om te zorgen dat bedrijfsdata toegankelijk en veilig blijft! Daarnaast zal ook de laptop in of uit beheer moeten worden gehaald.
Nieuwe medewerker in dienst
1. Microsoft-account aanmaken
Vraag een zakelijk Microsoft-account aan via het formulier:
Medewerker In Dienst
- Het nieuwe account kan enkel worden aangevraagd door iemand gemachtigd is om mutaties aan te vragen.
- De mutatie wordt na ontvangst van dit formulier z.s.m. doorgevoerd.
- Vraag het account ten minste 3 werkdagen voor aanvang van de nieuwe collega aan.
2. Inloggen op zakelijke laptop
Zodra het account is aangemaakt, kan de nieuwe collega de inloggegevens gebruiken om aan te melden Microsoft. Pak een door Asista beheerde laptop (nieuw of uit voorraad) en vraag de nieuwe collega om in te loggen.
- Door de stappen te volgen, wordt het apparaat automatisch voor de gebruiker gereed gemaakt.
- In de instructie Hoe stel ik mijn laptop in? staan de stappen voor ingebruikname toegelicht. Dit is normaliter onderdeel van het migratie / onboardingsproces bij nieuwe klanten. Voor nieuwe collega's is enkel de ingebruikname van toepassing.
Oud medewerker uit dienst
1. Microsoft-account verwijderen
Vraag de verwijdering van het Microsoft-account aan via het formulier:
Medewerker Uit Dienst
- Hiermee wordt het account definitief verwijderd en zal de toegang tot zakelijke data volledig worden ontzegd.
- De licentiekosten worden stopgezet.
- Deze verwijdering kan enkel worden voltooid door iemand die gemachtigd is om mutaties aan te vragen.
- Om ongewenst dataverlies te voorkomen, kan de verwijdering max. 7 dagen van tevoren worden aangevraagd.
Wanneer volledig verwijderen niet gewenst is
Indien er een tussentijdse oplossing gewenst is - bijvoorbeeld omdat de mailbox toegankelijk moet blijven, maar de medewerker wel toegang moet worden ontzegd - kan er een aanvraag tot gegevensdeling en/of accountblokkade worden ingediend. Bekijk Hoe beheer ik data toegang van medewerkers?.
De organisatie blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de naleving van AVG-wetgeving en het bijhouden van bestaande accounts. De licentiekosten blijven doorlopen totdat het uit dienst formulier is voltooid.
2. Laptop Fresh Start aanvragen
Om de gegevens van de medewerker van het apparaat te wissen en de beheerskosten te stoppen, volg het proces:
Hoe vraag ik een laptop reset (Fresh Start) aan?
- De beheerskosten blijven lopen zolang er een gebruiker aan het apparaat gekoppeld is.
- Na het vullen van het uit dienst formulier, word je automatisch naar het Fresh Start formulier doorgestuurd om te zorgen dat deze losstaande actie niet wordt vergeten.
- Bel Asista na verzending van het Fresh Start aanvraagformulier (uiterlijk binnen 5 werkdagen) om aan te geven dat de laptop op dat moment aan staat, op stroom is aangesloten en een werkende internetverbinding heeft. De Fresh Start kan anders niet worden voltooid.
Video instructies
In deze demo's nemen we je in enkele minuten mee in het in- en uit dienst melden van medewerkers. Gebruik de links om de video's op groter formaat te bekijken. Indien wij tussentijds wijzigingen doorvoeren, kan de inhoud er net iets anders uit zien.
Bekijk Demo: Medewerker in dienst proces op volledig scherm.
Bekijk Demo: Medewerker uit dienst proces op volledig scherm.