Neemt jouw kantoor Teams Telefonie in gebruik? Dan kan het zijn dat een en ander net iets anders werkt. In dit artikel geven we je antwoord op de meest gestelde vragen.
Wat is mijn eigen telefoonnummer?
Hoe sla ik contactpersonen op?
Hoe bepaal ik hoe een oproep binnen komt?
- Automatische doorschakeling
- Actie wanneer de oproep niet wordt beantwoord
- Rinkel tijd (hoelang inkomende oproepen worden aangeboden)
- Persoonlijke voicemail configuratie
Welke opties heb ik tijdens een gesprek?
Hoe luister ik mijn voicemail af?
Waarom komt de inkomende oproep niet aan?
Waarom is er een korte vertraging voordat ik de ander versta?
Waarom staat mijn Teams-status op Bezet of Niet Storen?
Waarom komt de oproep niet of vertraagt binnen op mobiel?
Hoe voorkom ik dat de verbinding hapert of weg valt?
Waarom hoor ik de ander niet / zij mij niet?
Waarom moet ik mijn mobiel unlocken voordat ik kan opnemen?
Waarom staat een gemiste oproep 10 x (of vaker) in mijn oproepen lijst?
Hoe voorkom ik telefoontjes op mijn vrije dagen?
Hoe informeer ik collega's en klanten over mijn afwezigheid?
- 1. Statusbericht (voor interne kennisgeving)
- 2. Afwezigheidsbericht (synchroon aan de Out-of-Office in Outlook)
Functionaliteiten
Wat is mijn eigen telefoonnummer?
Het eigen telefoonnummer is altijd terug te vinden in het tabblad oproepen. Onder het nummerblok staat het 'werknummer' waarop anderen je kunnen bereiken.
Hoe sla ik contactpersonen op?
Contactpersonen zijn persoonlijk. Wil je inkomende oproepen makkelijker herkennen, of veelgebruikte telefoonnummer opzoeken? Dan kan het nummer worden opgeslagen.
Ga naar het tabblad oproepen, klik op de drie puntjes naast een recente oproep en selecteer Contact toevoegen.
Hoe bepaal ik hoe een oproep binnen komt?
Binnen Teams kan elke gebruiker zelf enkele voorkeursinstellingen opgeven:
- Automatische doorschakeling
- Actie wanneer de oproep niet wordt beantwoord
- Rinkel tijd (hoelang inkomende oproepen worden aangeboden)
- Persoonlijke voicemail configuratie
Ga voor deze opties naar het menu (de drie puntjes naast de profielfoto), klik op Instellingen en open het tabblad Oproepen.
Automatische doorschakeling
In de meeste gevallen is het wenselijk dat de oproep alleen bij de ontvanger aankomt. Wil je alle oproepen direct doorschakelen naar een collega of extern nummer? Selecteer dan Mijn oproepen doorverbinden.
Via Ook laten overgaan kun je inregelen dat oproepen tegelijk bij jou en een ander overgaan.
Actie wanneer de oproep niet wordt beantwoord
Heb je geen kans om de oproep op te nemen, dan zal Teams de beller niet onnodig lang laten wachten. Het gesprek wordt meestal doorgeschakeld naar de persoonlijke voicemail. Optioneel kan het gesprek na de rinkel tijd ook bij een ander worden aangeboden.
De opties Niets doen of overschakelen naar een Belgroep zijn meestal niet wenselijk / van toepassing.
Rinkel tijd (hoelang inkomende oproepen worden aangeboden)
Direct onder Indien niet-beantwoord, kan de rinkel tijd worden ingesteld. Heb je de ervaring dat oproepen te kort overgaan? Zet de rinkel tijd dan wat hoger. Bijvoorbeeld naar 30 seconden.
Persoonlijke voicemail configuratie
Teams zal bij doorschakeling naar voicemail een standaardbericht afspelen. Wil jezelf een bericht inspreken, klik dan op Voicemail configureren. Er volgt een extra menu met voicemail instellingen.
Welke opties heb ik tijdens een gesprek?
Teams biedt dezelfde standaard functionaliteiten als een vast of mobiel toestel.
- Klik op Microfoon om deze uit of in te schakelen (muten / unmuten)
- Gebruik Wachtstand om iemand in de wacht te zetten (er wordt een wachttoon afgespeeld)
- Gebruik Doorverbinden om het gesprek direct naar een ander door te schakelen
- Via Ruggespraak houden en doorverbinden kun je voor doorschakeling eerst overleggen
Alle oproepen worden in het Oproepen tabblad getoond, zo ook gemiste telefoontjes. Klik je op het telefoonnummer, dan zal zich aaan de rechterzijde een extra menu openen. De voicemail is hier direct terug te luisteren.
Trouble-shooting
Waarom komt de inkomende oproep niet aan?
Controleer je beschikbaarheidsstatus in Teams. Deze moet op 'Beschikbaar' staan om inkomende oproepen te ontvangen.
Sta je per ongeluk op Bezet of Niet Storen, dan wordt de oproep niet aangeboden. Indien de voicemail is ingesteld, zal de beller hier naar worden doorgeschakeld.
Waarom is er een korte vertraging voordat ik de ander versta?
Oproepen met Teams telefonie kunnen iets langzamer tot stand komen dan directe telefoontjes op een mobiel of vast toestel. Dit korte verschil is vooral in het begin merkbaar en is bij de meeste gebruikers even wennen. Tip: wacht 2 seconden voordat je begint met praten.
Is de vertraging op mobiel erger dan op de laptop, dan kan dit liggen aan het persoonlijke apparaat.
Waarom staat mijn Teams-status op Bezet of Niet Storen?
Je beschikbaarheidsstatus wordt mede-beïnvloed door afspraken in je Outlook-agenda. Sta je geblokt voor een andere afspraak, dan is het mogelijk dat Teams niet overgaat.
Staat de afspraak alleen ter herinnering in je agenda (je bent op dat tijdstip wel bereikbaar), zet het afspraaktype dan op Beschikbaar.
Waarom komt de oproep niet of vertraagt binnen op mobiel?
Voor de werking van Teams telefonie op mobiel zijn de volgende stappen noodzakelijk:
- Download en installeer de Teams-app
- Log eventueel aan het begin van de werkdag en na je pauze op de app in
- Laat de Teams app op de achtergrond draaien
- Zorg dat de notificaties van Teams én het mobiele apparaat aan staan
Asista kan de werking van Teams telefonie op mobiele apparaten niet ondersteunen, omdat dit afhankelijk is van het persoonlijke toestel. Zo kan het, afhankelijk van het toestel, voor sommige gebruikers wat langer duren voordat de Teams oproep mobiel wordt aangeboden. Een vertraging tot 5 seconden (t.o.v. de inkomende oproep op laptop) is normaal.
Indien je inkomende oproepen mist door de vertraging kun je de 'rinkel tijd' verlengen naar bijv. 30 seconden.
Hoe voorkom ik dat de verbinding hapert of weg valt?
Je kunt Teams overal gebruiken, zolang je een goed werkende internetverbinding hebt. Het voordeel is dat Teams op deze manier geen aanspraak maakt op de belbundel.
Hapert het gesprek? Controleer dan of de internetverbinding goed is. Schakel indien nodig over naar 4G of een bekabeld netwerk om uit te sluiten of dit verschil maakt. Bij bellen onderweg weet Teams in de meeste gevallen goed tussen telefoonmasten te schakelen, al kan zich natuurlijk een uitzondering voordoen.
Waarom hoor ik de ander niet / zij mij niet?
Controleer of Teams het juiste audioapparaat gebruikt. Klik hiervoor op de puntjes naast het profiel en ga naar Instellingen.
Navigeer vervolgens naar Apparaten en controleer of de juiste luidspreker en microfoon geselecteerd zijn.
Ervaar je problemen, probeer de gewenste headset dan gedurende de werkdag aangesloten te laten. Sluit je net voor of tijdens het gesprek de headset aan, dan moet Teams ter plekke bepalen welk audioapparaat moet worden gebruikt. Dit kan leiden tot een hapering of het compleet wegvallen van het gesprek.
Waarom moet ik mijn mobiel unlocken voordat ik kan opnemen?
Krijg je een mobiele oproep binnen? Dan hoeft het apparaat in de meeste gevallen niet te worden unlocked. Teams zal zelf de optie geven om direct op te nemen.
Het is belangrijk om te wachten tot het gesprek daadwerkelijk op mobiel wordt aangeboden (let op de korte vertraging tussen overgaan op laptop en mobiel). Probeer je tussentijds zelf naar de Teams-app te navigeren, dan zullen het apparaat en Teams inderdaad moeten worden unlocked. Tip: dit laatste gaat sneller wanneer vingerafdruk of face-ID zijn ingesteld.
Waarom staat een gemiste oproep 10 x (of vaker) in mijn oproepen lijst?
Er is een bekende bug waardoor gemiste oproepen zo nu en dan veelvoudig in de oproep-geschiedenis komen te staan. Eén oproep wordt dan tot wel 50 keer weergeven. Dit ziet er raar uit, maar is alleen visueel. Het gaat om slechts 1 gemiste oproep. Het ligt niet in onze macht om deze bug vanuit Asista op te lossen. Dit komt gelukkig slechts sporadisch voor.
Tips
Hoe voorkom ik telefoontjes op mijn vrije dagen?
Teams geeft de mogelijkheid om (oproep)notificaties tijdens bepaalde periodes te dempen.
- Open de Teams-app op mobiel en tik op de profielfoto (linksboven)
- Selecteer Meldingen en navigeer naar Stiltetijd
Je krijgt de mogelijkheid om Teams alleen tijdens bepaalde uren of gehele dagen te dempen. Open je de Teams app zelf, dan krijg je nieuwe meldingen alsnog te zien. Collega's en klanten krijgen niet te zien dat notificaties tijdens de Stiltetijd zijn uitgeschakeld.
Hoe informeer ik collega's en klanten over mijn afwezigheid?
Teams ondersteunt 2 manieren om een afwezigheidsbericht in te stellen:
- Statusbericht (voor interne kennisgeving)
- Afwezigheidsbericht (synchroon aan de Out-of-Office in Outlook)
Ga voor beide opties eerst naar het profiel en kik op Statusbericht instellen.
1. Statusbericht (voor interne kennisgeving)
In het eerste scherm wordt gelijk de optie gegeven om een intern statusbericht in te stellen. Dit bericht is zichtbaar wanneer iemand een Teams-bericht verstuurd, en bij het aanklikken van het profiel.
Voorbeeld van zichtbaarheid in Teams:
2. Afwezigheidsbericht (synchroon aan de Out-of-Office in Outlook)
Net als in Outlook, kan er ook direct in Teams een afwezigheidsbericht worden ingepland. Het bericht wordt binnen enkele minuten gesynchroniseerd en hoeft dus niet afzonderlijk te worden ingesteld.
Ga eerst naar het profiel en kies voor Statusbericht instellen. Selecteer vervolgens Planning niet aanwezig.
Op volgende scherm kan het bericht naar wens worden ingesteld, met een apart bericht voor zowel binnen als buiten de organisatie.
Ik heb een andere vraag...
Indien je na het lezen van dit artikel nog steeds problemen ervaart helpen we je graag verder. Maak een ondersteuningsticket aan met de volgende informatie:
- Welk probleem je ervaart en hoe vaak
- Wanneer het probleem zich voordoet (exact tijdstip, alleen bij jou of ook bij collega's, en inkomend of uitgaand)
- Type apparaat (mobiel of laptop, headset draadloos of bedraad)
Bellen via Teams wordt wereldwijd bij grote en kleine bedrijven toegepast. Dat kan alleen dankzij een hoofdzakelijk betrouwbare werking. Net als bij andere soft- en hardware, kan Asista echter niet uitsluiten dat er af en toe een hapering plaatsvindt. Mocht dit consistent zijn, dan staat ons team voor je klaar.
Probleem niet verholpen? Bel 088 - 161 0000 of maak een ondersteuningsticket aan.