Bij een afwezigheidsbericht heb je de optie om voor collega’s en voor externe ontvangers een ander bericht op te stellen. Maak hiervan gebruik indien dit de inhoud en beleving van jouw bericht ten goede komt. 


Een goed afwezigheidsbericht


Een goed afwezigheidsbericht voelt persoonlijk aan en geeft duidelijkheid aan de ontvanger van het bericht. Een vleugje humor mag, indien gepast. In een out of office bericht bevat in ieder geval de volgende elementen:


  • Een prettige aanhef
  • De periode dat je afwezig bent
  • Het moment dat je weer bereikbaar bent
  • Verwijzing/alternatief voor de ontvanger


Indien je verwijst naar een collega, zorg er dan voor dat deze collega op de hoogte is en je heldere afspraken met elkaar hebt gemaakt. Een reden voor afwezigheid mag vermeld worden, maar is niet noodzakelijk. Zo behoud je de ruimte om alleen aan te geven dat je niet beschikbaar bent.


Voorbeelden


Voorbeeld tijdens vakantie


Beste lezer,

In verband met een vakantie ben ik afwezig van [datum] tot en met [datum]. In die periode heb ik geen toegang tot mijn e-mails. Voor een dringende vraag kun je contact opnemen met [naam] op [e-mailadres/telefoonnummer]. In alle andere gevallen zal ik zo spoedig mogelijk antwoorden na mijn vakantie.

Hartelijke groet,

[jouw naam]


Voorbeeld voor vertraagde beantwoording


Beste collega,

In de periode van [datum] tot en met [datum] ben ik niet op kantoor. Ik controleer mijn e-mail regelmatig. Houd daarbij rekening met een vertraagd antwoord. Indien je bericht dringend is, neem dan contact op met [naam] via [e-mail/telefoonnummer].

Hartelijke groet,

[jouw naam]


Voorbeeld tijdens zwangerschapsverlof


Beste lezer,

Hartelijk dank voor uw e-mail. In verband met zwangerschaps- en bevallingsverlof ben ik niet aanwezig. Ik verwacht rond [datum] terug te keren naar kantoor. Gedurende mijn periode van verlof worden mijn e-mails doorgestuurd naar [naam]. Zij helpt u graag verder tijdens mijn afwezigheid.


Met vriendelijke groet,

[jouw naam]


Gerelateerde artikelen:


Probleem niet verholpen? Bel 088 - 161 0000 of maak een ondersteuningsticket aan.